RICCARDO METRAGLIA

Minute Efficaci: La Guida Definitiva

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Introduzione

Le riunioni ben organizzate e documentate svolgono un ruolo cruciale nel processo decisionale aziendale, riducendo sprechi di tempo e denaro.

Sono tutte così? Purtroppo no. E quando succede, per la produttività e i flussi è un danno.

Una riunione male organizzata e gestita in modo scadente può essere peggio che non averla fatta.

Il primo principio nell’organizzazione di riunioni aziendali efficaci è la pianificazione e la preparazione per prendere buone minute.

Senza una preparazione e pianificazione adeguate, una riunione disorganizzata produrrà note che non saranno in grado di trasmettere ciò che è accaduto durante la riunione.

E se le minute sono poco chiare e disordinate non riescono a documentare ed comunicare efficacemente i procedimenti di una riunione passata.

Cosa sono le minute?

Le minute sono la documentazione ufficiale, registrata o scritta, di una riunione. Servono a informare sia i partecipanti che coloro che non hanno preso parte alla riunione di ciò che è stato discusso e deciso.

Come minimo essenziale, le minute solitamente includono:

  • i nomi delle persone presenti e dei gruppi che rappresentano
  • gli argomenti all’ordine del giorno trattati
  • le azioni da intraprendere concordate
  • le eventuali discussioni o decisioni rilevanti che sono emerse.

 

Chi fa le minute deve inoltre segnare:

  • i partecipanti che faranno le azioni (il ‘chi fa cosa‘)
  • la data di scadenza prevista entro cui le azioni devono essere fatte (l”entro quando‘)
  • Ogni dettaglio che renda la situazione chiara a tutti – compreso gli eventuali vincoli o sblocchi per le azioni in questione

 

Se l’argomento è complesso, è importante segnare anche:

  • le alternative discusse e i motivi per cui sono state scartate
  • le ragioni per cui le scelte finali sono state prese

Le minute non sono però da considerarsi la ‘radiocronaca’ di tutta la riunione. Il loro ruolo più importante è quello di essere un documento (solitamente un email) condivisibile e consultabile con facilità.

Che formato hanno le minute?

Ci sono tre tipi di formati, a seconda del tipo di riunione:

  • Agenda. È per le riunioni in cui c’è un ordine del giorno, comunicato prima o durante la riunione. In questo caso, le minute seguono la struttura dell’ordine del giorno. 
  • Prossimi Passi. E’ per le riunioni informali in cui l’obiettivo è comunicare informazioni semplici, decisioni ed azioni individuate. Non ci sono quindi parti di analisi e discussioni da riportare. Solitamente queste minute sono delle ‘to do’ list inviate via email a fine riunione.
  • Minute complete. E’ per le riunioni più complesse, in cui serve una documentazione più ricca. Servono tutti i punti indicati nel paragrafo precedente, ed è comune allegare disegni, tabelle o immagini utili.

 

Le minute possono essere scritte in tre modi:

  • Narrativo
    PRO: Molti dettagli. Ottimo per chi non ha partecipato alla riunione. Nomi di chi fa le proposte.
    CONTRO: Lungo. Può far perdere il focus sui punti essenziali.
  • Decisioni prese
    PRO: Sintetico. Dritto al punto. Utile per riunioni che risolvono problemi con poche scelte già definite.
    CONTRO: Non mostra come si è arrivati alla decisione e chi ha contribuito.
  • Azioni
    PRO: Mostra chi deve fare cosa entro quando. Costituisce il documento con cui controllare che le azioni vengano fatte.
    CONTRO: Per me, nessuno. Cerco sempre di utilizzare questo formato, quando possibile.

Come si prendono le minute durante la riunione?

Prima di tutto, bisogna entrare nello stato mentale per cui stai lavorando per gli altri:

  • Concentrati sull’obiettivo di identificare i punti chiave e tralasciare quello che non è importante
  • Cerca di capire cosa di quello che si dice può essere importante e quali sono le informazioni minime necessarie per poterlo ‘raccontare’ in modo che sia comprensibile
  • Se non senti qualcosa o percepisci che stanno andando fuori tema, chiedi che punto della riunione riguarda quello che stanno dicendo
  • Se ti vengono delle domande da fare ma non vuoi interrompere, segna e manda le domande per mail successivamente.

 

Per quanto riguarda il prendere appunti, un errore sarebbe prendere appunti in maniera puramente discorsiva pensando poi di avere il tempo di rivederli e di schematizzarli. Purtroppo non è così.

Il segreto è imparare a utilizzare gli strumenti che poi utilizzerai nella ‘bella’ del report finale. Per cui ti dico: elenchi puntati, elenchi puntati e ancora elenchi puntati.

Gli elenchi puntati:

  • ti predispongono a catturare informazioni in frasi brevi e concise
  • possono essere usati per problemi, idee, proposte, azioni
  • sono il formato preferito dai lettori nei meeting report.

 

Se hai bisogno di fare fotografie a lavagne o fogli, chiedi il permesso spiegando che serve per le minute e annuncia che condividerai il materiale con i partecipanti e poi agisci.

Al massimo, ti diranno che quel materiale è disponibile in seguito. In questo caso, appuntati di richiederlo a fine riunione alla persona che te lo ha comunicato.

Quando si mandano le minute della riunione?

Le minute vanno mandate il prima possibile. Ecco perchè prima ti parlavo di come ci sia poco tempo per ‘sistemarle’.

Le azioni sono ancora fresche nella mente. Questo ti serve per diminuire la possibilità di sbagliare quando le rivedi.

Ma soprattutto è fresca nella mente delle persone che hanno partecipato.

Se ritardi nel mandare le minute, c’è il rischio che la forza dell’impegno del gruppo diminuisca, e che le azioni non vengano fatte con la dovuta attenzione.

D’altro canto, una riunione con ottime minute creerà un flusso positivo, in cui le persone si sentiranno subito coinvolte e parte di un progetto concreto e ben gestito.

Il limite massimo per mandare le minute è di 48 ore dopo la riunione.

Cosa fare quindi, una volta terminata la riunione?

  1. Raccogli i materiali, compresi ordine del giorno, eventuali documenti distribuiti e le tue note personali
  2. Crea la prima bozza delle minute inserendo le note personali
  3. Guarda se rispecchiano il flusso logico e il template delle minute
  4. Indica se ci sono lacune di informazioni e contatta le persone per farti dare eventuali dati mancanti

 

Ora dovresti avere tutte le informazioni per creare il tuo report, anche forse non sarà ancora quello definitivo.

Cosa fare quando le minute sono pronte

I passi da fare ora sono:

  1. Mandare la bozza a chi ha organizzato la riunione (o a tutti) per chiedere di rivederla e per fare commenti, proposte di modifiche o aggiunte,
    Consiglio: indicate di darvi la risposta entro il giorno dopo l’invio solo in caso di modifiche. In caso contrario, è implicito, varrà il silenzio assenso.
  2. Se ricevete riscontri con proposte di modifica, inseriteli nel report.
  3. Se il report è complesso e ha al suo interno diverse azioni intestate a diverse persone, sarà meglio utilizzare un excel allegato con le colonne ‘attività, persona incaricata, data di scadenza’ (si possono aggiungere anche più colonne a seconda dell’utilizzo). Questo perchè il report non deve essere soltanto il rendiconto della riunione svolta, ma anche il punto di controllo di quella successiva.
  4. Salvate sempre una copia del report in un posto sicuro: è facile che qualcuno in futuro ve la chieda perchè non riesce a rintracciarla nelle sue email.

Come diventare bravi a prendere le minute di una riunione

Prendere le minute è un’attività in cui si sviluppano soft skills importanti per un ingegnere:

  • Ascolto attivo
  • Cattura delle informazioni
  • Comunicazione Efficace

 

Sono quindi un ambito in cui le capacità di attenzione, strutturazione dell’informazione e precisione si sviluppano naturalmente.

Tre metodi per migliorare queste capacità sono:

  • Quando si partecipa a una riunione, anche se non si ha il ruolo di prendere le minute, prendere comunque appunti per confrontarli poi con le minute che verranno mandate dall’incaricato
  • Immaginare di dover fare un report della riunione a una persona immaginaria che non ha partecipato e vuole sentire da te i punti importanti
  • Inserire le informazioni catturate durante il meeting direttamente in un template che raccoglie le informazioni

Conclusioni

Le riunioni rappresentano un pilastro fondamentale per il funzionamento e la progressione delle attività aziendali.

Tuttavia, la loro efficacia è strettamente legata alla qualità delle minute e della loro gestione post-riunione.

Trascurare l’importanza di un’accurata documentazione e comunicazione delle informazioni discusse può compromettere l’allineamento e la produttività dell’intero team. Le minute non sono semplici annotazioni, ma strumenti vitali per trasmettere decisioni, azioni e responsabilità.

La prontezza nell’elaborare le minute, garantire la completezza delle informazioni e una tempestiva condivisione post-riunione sono aspetti che favoriscono il mantenimento dell’energia e dell’impegno del team. Il processo di redazione e distribuzione delle minute è una fase critica che richiede attenzione, precisione e celerità.

Investire tempo ed energia nella corretta gestione delle minute non è solo un segno di professionalità, ma una pratica fondamentale per garantire un flusso continuo di progresso e collaborazione all’interno dell’organizzazione.

E’ un valore aggiunto alla produttività aziendale e  un’attività pratica che consente di crescere in diversi aspetti:

  1. Comunicazione Efficace: si sviluppa un modo chiaro e conciso di comunicare. Chi padroneggia questa skill può trasmettere informazioni cruciali in modo efficace, facilitando una comprensione uniforme all’interno del team.

  2. Documentazione Accurata: si impare a documentare in maniera accurata e corretta decisioni prese e azioni concordate durante le riunioni. Questo favorisce la trasparenza all’interno dell’organizzazione, e fornisce anche una traccia storica utile per futuri riferimenti.

  3. Gestione dell’Efficienza: Il processo di redazione delle minute implica l’identificazione e la registrazione dei punti chiave, delle azioni da intraprendere e delle scadenze. Chi è capace di redigere minute efficienti e dettagliate sviluppa la capacità di mantenere un flusso di lavoro organizzato e una gestione ottimale delle attività aziendali.

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